Gestión de Documentos y Archivos

Sistema Institucional de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA)

Se constituye como un conjunto organizado de políticas, procedimientos y herramientas que regulan el ciclo de vida de los documentos físicos, digitales y electrónicos, desde su creación hasta su disposición final, bajo un enfoque de mejora continua. Su aplicación garantiza eficiencia, confiabilidad y conformidad normativa en la gestión documental, asegurando que los documentos respalden los objetivos institucionales, sean accesibles, permanezcan protegidos en el tiempo y contribuyan de manera efectiva a la gestión y desarrollo de la universidad.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

Encuesta

Fundamento y alcance del SIGEDA

o Se encuentra alineado con la normativa nacional en gestión de documentos y archivos, en especial con la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos, así como con la norma certificable ISO 30301.

Se constituye como un Sistema Integral de Mejora Continua que coordina procesos, personas y recursos de diferentes tipos, para gestionar documentos desde su creación hasta su disposición final..

Misión del SIGEDA-UTA

Gestionar de forma estandarizada, eficiente y segura los documentos producidos y/o recibidos por la Universidad Técnica de Ambato, garantizando su integridad, disponibilidad y trazabilidad, a través de la implementación de políticas, normativas, lineamientos, metodologías y técnicas archivísticas aplicables a todas las dependencias y archivos institucionales, promoviendo la armonización y coherencia en la gestión documental, fomentando un trabajo colaborativo, sistemático y sostenible que permita rescatar, organizar, automatizar y difundir el patrimonio documental físico, digital y electrónico de la universidad, contribuyendo de esta forma a la mejora continua de los procesos institucionales, fortaleciendo la toma de decisiones, el cumplimiento de obligaciones legales, la transparencia y la calidad de la gestión universitaria.

Objetivos

Estandarizar la gestión documental.

Desarrollar y aplicar políticas, procedimientos y herramientas técnicas archivísticas unificadas que regulen el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta su disposición final— para garantizar un control eficiente y sistemático de la información.

Garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos.

Asegurar que toda documentación producida o recibida por la universidad se conserve auténtica, íntegra y accesible durante el tiempo que establezcan los valores primarios y secundarios, facilitando su consulta y recuperación.

Apoyar la toma de decisiones y la transparencia institucional.

Proporcionar información veraz y oportuna que respalde la gestión universitaria, cumpliendo las obligaciones legales de acceso a la información pública y fomentando la transparencia y la rendición de cuentas.

Preservar el patrimonio documental universitario.

Identificar, organizar y conservar los documentos con valor histórico, cultural y académico como parte del patrimonio tangible e intangible de la UTA, contribuyendo a la memoria institucional y a la investigación.

Optimizar la eficiencia administrativa.

Incorporar tecnologías de información y comunicación, incluidas herramientas de digitalización, indexación y preservación electrónica para simplificar los procesos, reducir los tiempos de respuesta y mejorar la productividad en la gestión de documentos físicos y electrónicos.

Fortalecer la cultura de gestión documental.

Formar, capacitar y sensibilizar a autoridades, docentes, personal administrativo, trabajadores y estudiantes sobre la importancia de la gestión documental; establecer roles y responsabilidades claras, y promover la colaboración entre las unidades académicas y administrativas para una gestión coherente y eficaz.

Alcance del SIGEDA

El alcance del SIGEDA de la Universidad Técnica de Ambato es institucional y obligatorio para autoridades, docentes, investigadores, estudiantes, personal administrativo y trabajadores en todos los niveles y dependencias. Abarca la administración integral de la documentación y de todos los tipos de archivos de la universidad de gestión, central, histórico y digital, así como archivos audiovisuales, sonoros, médicos, legales, de talento humano, estudiantiles y colecciones donadas durante todo su ciclo de vida. Regula la producción, organización, conservación, acceso y disposición final de los documentos, y define directrices para su consulta y transferencia por parte de usuarios internos y externos, garantizando la transparencia y preservación del patrimonio documental universitario.

Estructura del SIGEDA

a) Nivel estratégico:

Integrado por las máximas autoridades universitarias, responsables de aprobar políticas, asignar recursos y supervisar el funcionamiento general del sistema.

b) Nivel de coordinación y asesoría:

Conformado por la Secretaría General como unidad coordinadora, la Comisión Técnica de Gestión de Documentos y Archivos como órgano consultivo y aprobatorio, y la Unidad de Gestión de Documentos y Archivos (UGDA) como responsable técnica y operativa de la implementación del sistema.

c) Nivel operativo:

compuesto por las unidades académicas y administrativas, así como el personal que genera, maneja y tramita documentos en el desarrollo de sus funciones diarias.

d) Nivel de soporte:

Que incluye direcciones y dependencias transversales como la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación, Dirección de Planificación y Evaluación, Dirección de Talento Humano y Dirección de Gestión de la Calidad, las cuales proveen el apoyo tecnológico, estratégico, de capacitación y seguimiento necesario.

e) Red de archivos:

Que abarca los archivos de gestión en cada unidad, el archivo central, el archivo histórico, el archivo digital y archivos especializados, asegurando la adecuada administración y conservación de los diferentes tipos de documentos.

f) Base normativa y técnica:

Conformada por:

- Normativa nacional
- Normativa interna
  - Política en Gestión de Documentos y Archivos de la UTA
  - Reglamento del Sistema Institucional de Gestión de Documentos y Archivos de la UTA
  - Reglamento de Funcionamiento de la Comisión Técnica de Gestión de Documentos y Archivos
- Manuales de Procedimientos e Instructivos
- Herramientas Técnicas Archivísticas:
  - Cuadro de Clasificación de Documentos
  - Ficha Técnica de Pre-Valoración
  - Cuadro de Clasificación de Documentos

g) Recursos humanos, técnicos, tecnológicos e infraestructura física.-

Recursos tecnológicos: Sistemas automatizados de gestión documental, herramientas de digitalización, tramitación electrónica de documentos y repositorios digitales que aseguren la captura, conservación, acceso y disposición final de los documentos digitales y electrónicos, cumpliendo con estándares internacionales y permitiendo interoperabilidad con otros sistemas institucionales.
Infraestructura física: Espacios adecuados para la instalación, conservación y protección de documentos en sus distintas etapas (Archivos de Gestión, Central e Histórico), equipados con mobiliario y materiales archivísticos especializados que garanticen seguridad, accesibilidad y preservación a largo plazo.
Equipamiento y suministros archivísticos: Incluyen mobiliario, cajas, estanterías, equipos de digitalización y sistemas de climatización y seguridad que permitan la correcta organización, instalación y conservación documental.
Soporte técnico y profesional especializado: Personal capacitado en gestión documental, archivística y tecnologías de la información, que proporcione apoyo en la implementación, uso y mantenimiento de sistemas y herramientas tecnológicas, así como en la adecuada organización, conservación y difusión de documentos en todos sus soportes.

Unidad de Gestión de Documentos y Archivos (UGDA)

Misión: Coordinar la gestión integral de los documentos de la UTA, abarcando su tratamiento técnico, preservación, difusión y acceso, mediante el uso eficiente de recursos y la mejora continua, en cumplimiento de la normativa archivística, para apoyar la toma de decisiones, la rendición de cuentas, la generación de conocimiento y la conservación del patrimonio documental.

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